Dicas para organização, foco e produtividade em qualquer lugar do mundo – Parte 2

Já passou uma semana desde que publiquei o primeiro post. Não viu? Leia aqui, então!
A lição de casa era se conhecer para que a gente consiga ter mais organização, foco e produtividade! E aí, como foi? É difícil, eu sei. Se surpreendeu com o tempo que você demora para concluir algumas coisas? Tem um pouco mais de noção de quantas tarefas você consegue encaixar no mesmo dia? Como eu disse, este conhecimento melhora com o tempo, mas é importante já começar esta jornada monitorando seu dia a dia.

Organização e Produtividade

Agora que você já se conhece um pouco melhor, é hora de começar a se organizar.
Organização e produtividade são 2 palavras que andam sempre juntas, mas no meio delas há uma outra palavra, que se você não der atenção, domina este relacionamento: procrastinação.

Então, mais uma vez, nós vamos dar um “passinho atrás” e nos observar para depois conseguir colocar as coisas em ordem. Porque se você não conseguir perceber quando estiver sendo enganado pela procrastinação, nada do que estamos falando aqui vai adiantar pra você!

 

Procrastinação

Sabe aquelas tarefas chatas que a gente não quer fazer nunca? Estas serão as mais difíceis para cumprir algum prazo. Seu cérebro vai procrastinar. Você tem que fazer um post e quando vê, já deu like em todas as fotos do Instagram, comprou uma bicicleta … e o post? Que post mesmo?

Isso é normal! Ainda mais com o tanto de estímulos que temos hoje em dia pra deixar nosso cérebro feliz e alerta, com tanta novidade o tempo todo! Mas então…. Como fugir disso? Educando – ou melhor: adestrando – seu cérebro. Ensinando a “hora de trabalhar” e “a hora da pausa”. E por aí vai. Fácil? Não! Mas eu tenho alguns “truques” que me ajudam a engatar a primeira marcha por aqui e seguir em frente.

 

Preparação psicológica e recompensa

Sabe quando a gente precisa tomar vacina? A gente vai se preparando durante o caminho, né? Vamos nos conformando que não tem o que fazer. Vai doer (ou não), mas é o que tem que ser feito. É isso que eu faço por aqui também.

Há várias entregas chatas, demoradas, super trabalhosas, que vou demorar muitas horas para concluir. Abro o notebook e tudo é muito interessante: olha esta matéria, esta foto, este post, este e-mail… É a procrastinação dominando a situação. Portanto, eu praticamente “preparo o terreno”, as vezes até um dia antes. Como? Tento adiantar tarefas para o dia seguinte ser dedicado apenas a esta grande entrega, por exemplo.

Esta foi uma maneira que encontrei de enganar meu cérebro. É como se eu falasse para ele: “Vamos lá, é só um dia! Você vai ter que passar por isso de qualquer jeito, então resolva logo!” Eu realmente me preparo para aquilo, parece que o cérebro se conforma que não tem como fugir.

 

Botão “off”

Isso não é um detalhe. Diria que é a mais importante de todas as dicas.
Desligue tudo. Vai por mim. Tudo, é tudo mesmo.

Por aqui, qualquer coisa me distrai. A tela do celular ascender, ou o aparelho vibrar, aparecer o número de notificações do Facebook no navegador, novos e-mails. Tudo! Se eu não desligo tudo, quando menos percebo, estou na timeline do Facebook.

Portanto, quando eu realmente preciso focar em algo, eu deixo apenas o que eu realmente preciso à vista.
Eu fecho (minimizar não adianta) todas as janelas do navegador. Fecho e-mails. Desativo as notificações do celular, deixo no silencioso e ainda com a tela virada para baixo. Coloco meu fone de ouvido e é isso. É como se eu criasse uma bolha, que eu chamo de “a bolha do foco” e eu só saio dela nas pausas – as pausas, aliás. são a recompensa para o meu cérebro, por ter cumprido a tarefa.

O Loop do Hábito de Mandy - Fonte: Livro O Poder do Hábito

O Loop do Hábito de Mandy – Fonte: Livro O Poder do Hábito

 

É assim que você adestra seu cérebro: criando um hábito. Portanto, pense em quais recompensas você quer “se dar” e adestre seu cérebro. É um chocolate? Um café? Navegar no Facebook? Um vídeo que te mandaram? Pense nas mini recompensas durante o dia e vá se presenteando conforme for cumprindo as tarefas. Foi uma maneira também que encontrei de dominar a procrastinação: eu só volto ao mundo real quando cumpro determinada tarefa. Até então, estou isolada na minha “bolha do foco”.

Talvez no começo você precise de uma ajudinha. Para isso, existem programas que bloqueiam seu navegador de carregar alguns sites. Use! Não tem outro jeito de parar de procrastinar, se você não “forçar a barra” um pouco. Se você usa o Chrome, aqui um post ótimo para você ativar e configurar uma extensão gratuita.

 

Rotina

A rotina também é muito importante, pois ajuda ainda mais seu cérebro a entender que “é hora de trabalhar” ou “é hora da e curtir”. Isso vai virar praticamente um ritual, que vai te ajudar a conseguir se concentrar, principalmente nos dias que você estiver com mais preguiça. Tem dias que simplesmente não vai: a gente olha para a tela do notebook e nada acontece, né? Então, a rotina ajuda muito em dias assim, pois, mesmo que aos poucos, ela vai empurrando até você entrar no ritmo.

Levando para o contexto de viagem, ou de um freelancer, a rotina se torna ainda mais importante, pois você estabelece um padrão para o seu cérebro. Ele precisa entender que não é o ambiente que te torna produtivo, mas a sua “bolha do foco”.

Aqui em SP, por exemplo, eu acordo e cuido de mim: medito, tomo café, vejo notícias, vou pra academia e depois eu começo a trabalhar. Quando estou viajando, minha rotina muda um pouco, pois eu trabalho de manhã, antes de sair pra conhecer a cidade. Então, eu nem vejo notícias, redes sociais, ou o que for. Na verdade, eu desligo tudo isso antes de dormir e deixo o bloco de notas aberto para ser a primeira coisa que vejo assim que ligo o notebook. Comigo funciona, pois é praticamente um alerta de “Opa! Você tem tarefa e só vai sair daqui quando termina-la”. A recompensa é o passeio e poder publicar ou navegar nas redes sociais.

Bolha do foco: Dicas de organização, foco e produtividade

Organização: estabelecendo metas

Agora vem uma segunda parte: organizar tarefas.

Não coloque mega eventos juntos no mesmo dia – você vai acabar se frustrando. Já fiz muito isso e tinha a sensação de que terminava o dia sem ter feito nada, quando na verdade, eu fiz várias coisas – que só não estavam listadas.

 

Micro metas

Quais são as etapas para cumprir 100% determinada tarefa? Para fazer posts, por exemplo: a. ver tema principal da semana, b. pesquisar referências, c. organizar os micro temas na grade de conteúdo, d. escrever os textos de apoio, e. fazer o briefing para o diretor de arte, e. aprovar, f. publicar? Então, você já tem suas micro metas do dia.

Escreva todas elas. Estabeleça um tempo para cada uma delas. Faça pausa entre elas. É assim que você vai educando seu cérebro. Além de perceber que fez várias coisas no decorrer do dia, também te permite ser mais flexível com relação aos horários ou outras atividades.

Por exemplo, quando eu viajo e faço esta divisão, eu costumo colocar para pesquisar referências na parte da manhã e para escrever os textos quando voltar. O melhor disso é que muitas vezes, de repente, eu tenho uma ideia que não tinha pensado antes e anoto para aproveitar depois. Ou eu coloco uma tarefa para buscar as referências em um dia. Filtrar no outro, estruturar roteiro do documento no outro. E vou fazendo aos poucos.

 

Anote tudo e todos os detalhes

Mesmo. E com antecedência. Não deixe para anotar no dia, quando você for começar a fazer. Vai por mim: você vai olhar pra tela ou para o caderno e vai parecer que você simplesmente não tem nada pra fazer. Pronto, você entrou no looping da procrastinação de novo. Então anote antes. Anote no dia anterior, antes de dormir, mas anote antes. Temos que preparar nosso cérebro, lembra?

Outra coisa: anote tarefas que também não são relacionadas ao trabalho. Elas tomam tempo do seu dia, certo? Portanto, vai pro bloco de notas também. Eu anoto tudo, encaixo no meu dia coisas como:

  • ligar no banco
  • ir aos correios
  • mandar email para o Gui perguntando sobre a reunião
  • cobrar Mi sobre entrega de segunda

Todos os detalhes! Além de me ajudar a não esquecer de nada, eu sei que no fim do dia, estas pequenas coisas ocuparam pelo menos 1h do meu tempo.

 

Lição de casa

Então agora você já tem mais uma lição de casa para a sua próxima semana.

organização, foco e produtividade: anote tudo!

1) Adestre seu cérebro
Prepare-se psicologicamente. Fale com você mesmo “Vou fazer, tem que ser feito. E depois que cumprir, eu ganho (sua recompensa aqui)”.

2) Crie sua “bolha do foco”
Encontre sua maneira para fazer isso. Qual será seu ritual da concentração? Com música, sem música? Teste coisas e se desligue de gatilhos que possam atrapalhar seu foco.

3) Crie micro tarefas para cumprir uma meta
Divida a super tarefa importante em micro metas. Cumpra-as, faça pausas, se dê recompensas.
Isso vai te ajudar a entender, por exemplo, que no mesmo dia você consegue completar uma mega tarefa e 2 menores. Ou começar, encaminhar outra.

Faça isso nos próximos dias e pratique.
Semana que vem a gente volta com uma visão mais macro de organização semanal e mensal.

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Author

Karen Oliveira

<p>Consultora de Planejamento Digital na TopperMinds, fascinada por comportamento humano, viagens e música.<br /> Curadora e coordenadora dos cursos da Media Education.</p>


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