Dicas para organização, foco e produtividade em qualquer lugar do mundo

“Como você consegue viajar e trabalhar ao mesmo tempo?”

Esta foi a pergunta que eu mais ouvi nos últimos meses, logo quando contei que passaria 1 mês viajando na consultoria que estou trabalhando atualmente.

“Como você vai conseguir lidar com as entregas para os clientes?”, ou “Como você vai fazer para passear, trocar de cidade e não atrasar suas demandas?”, entre outros questionamentos. Muito compreensível, afinal trata-se de uma empresa com uma cultura de trabalho presencial e entregas grandes e periódicas para os clientes.

Foram 30 dias de viagem e tudo ocorreu bem e sem atrasos, para o bem de todos. Então, na volta, os comentários foram outros: “isso não é pra mim”, ou “não sei como você consegue, eu jamais teria cabeça pra isso”, etc. Por isso, decidi fazer este post e compartilhar com vocês tudo o que eu faço pra conseguir gerenciar o tempo para trabalhar e ainda assim curtir muito a viagem.

Muitas vezes quando temos uma pequena empresa, somos freelas ou consultores, não temos as tradicionais férias de se desligar totalmente do trabalho (mas alguém tem hoje em dia?). E eu não sou uma nômade digital. Quero dizer que, ao contrário de quem é, eu viajo com um roteiro para seguir, com dias contados para aproveitar cada cidade e com as mesmas demandas para entregar no período. Então, este post não é para inspirar você a largar tudo e ir desbravar o mundo, mas sim para te ajudar a se organizar melhor e ter tempo para fazer outras coisas durante seu dia – seja lá o que for.

Meu objetivo é mostrar que é possível, se você se organizar. E para isso, eu dividi algumas práticas que eu mesmo faço por aqui pra te ajudar também. Como são etapas de organização, vou dividir os posts em blocos para que você tenha tempo de testar, se organizar e evoluir. Vamos juntos?

Autoconhecimento, Organização e Produtividade

Poderia resumir todo este texto nestas 3 palavras. Mas isso também deixaria a brincadeira mais simples do que ela realmente é, então vou mostrar aqui o que e como eu costumo fazer para não surtar entre uma entrega e outra, mesmo quando estou em São Paulo.

First Things First – Autoconhecimento

Não vá embora! Isso não é papo de autoajuda. Isso é simplesmente um dos pilares mais importantes pra você conseguir se organizar.

Antes de mais nada, você sendo freelancer ou não, viajando ou não, ter este autoconhecimento para estimar prazos é algo que vai te ajudar para a vida, pois você consegue ter uma estimativa (novamente: estimativa) de tempo ou dias investidos para finalizar algo – e, consequentemente, distribuir as tarefas no calendário.

Quanto tempo você demora para terminar determinado job? 4h? 3 dias? 10 mins? Não faz ideia?
Portanto, a primeira coisa que eu indico é que você comece a reparar nisso. Parece fácil, mas não é tanto assim. Mas o lado bom disso é que, uma vez que você começa a prestar atenção, também começa a melhorar seu foco, pois você está educando seu cérebro.

No começo você vai esquecer, vai ligar o notebook para responder um e-mail e quando perceber, já estará comprando uma bicicleta e se perguntando “Como foi que vim parar aqui?”, vai por mim! Uma tarefa que era para ser concluída em 1h, levou 5. Por que? Ou ela era mais complexa do que você imaginou, ou porque seu cérebro te sabotou – e provavelmente seja a segunda opção.

Autoconhecimento será seu melhor amigo na hora de distribuir ou incluir novas tarefas no decorrer dos dias.

Então, para começar e não esquecer de fazer isso, aqui vão as primeiras super dicas:

Bloquinho de anotações

Seja digital ou caderninho. Se você não tem um lugar onde você anota suas tarefas do dia, arranje um agora mesmo.
Como você se organiza melhor? Eu costumo variar entre o Evernote, que me permite sincronizar a nota no celular e notebook, ou um caderninho mesmo. Mas existem vários outros programas que podem te ajudar nisso. Teste e encontre o que combina melhor contigo. Eu percebi que pra mim, a simplicidade é o melhor funciona.

Você pode usar alguns programas gratuitos que vão te ajudar nisso, alguns deles: Basecamp, Asana, ToDoist, Google Tarefas, Evernote ou o velho e famoso caderninho. De novo: encontre o que for melhor para você! Este é o seu controle pessoal!

Não importa a plataforma, o foco é que você consiga listar tudo o que é necessário fazer para não esquecer e nem se perder no caminho.

anotando

Cronômetro

Comece testando pelas tarefas que você já tem mais controle no dia a dia. Precisa fazer a grade de publicações da semana do cliente? Você acha que demora quanto tempo para fazer esta tarefa? É muito complexa? Então, divida todo o processo em etapas:
1. pesquisa
2. Montar a grade com sugestão de temas
3. Montar os textos de apoio
4. Montar os briefings para criação de imagens.

Onde eu quero chegar? É aqui que você vai começar a ter controle do seu dia. As primeiras semanas serão de ajustes de tempo. Anote a tarefa + tempo estimado para conclusão. Agora, com ajuda de um cronômetro, meça o tempo!

Tem gente que utiliza o Pomodoro para isso, que te dá pausas a cada 25 minutos – o que também é ótimo. O TodoIst, já citado aqui também tem um recurso para isso, mas qualquer coisa serve. O cronômetro do celular, por exemplo. O lado bom disso é que ele também te avisa qual a hora da pausa, que seriam as “recompensas” para o seu cérebro, já que ele passou um tempo focado em algo.

Lembre-se: você está passando por uma fase de educação. Portanto, ter ferramentas que te ajudem nisso é essencial.
Pra você ver como não importa a plataforma, mas sim a eficiência, aqui está como eu organizo minhas tarefas do dia:

tarefas_ka

Simples, não? Isso é um bloco de notas no Evernote, mas também funciona e muito bem no caderno. Normalmente, aliás, eu tenho os 2 comigo: o caderno e o digital.

As estimativas de tempo já estão bem mais aproximadas, pois já faço isso há um bom tempo.

A tarefa “pesquisar referências” é uma das que pode tomar mais tempo que o previsto, por isso há uma certa “folga” no total de horas também.

Aliás, deixar espaço de 30 mins entre uma tarefa e outra é bom em caso de imprevistos: reunião atrasou, cliente pediu um call de última hora e por aí vai.

Com o passar dos dias, você vai ter suas previsões mais certas também e suas próprias medidas. Eu meço por minuto, tem gente que mede em “pomodoros” por exemplo.

Cada ciclo de Pomodoro tem 30 mins, que equivalem a 25 de concentração + 5 de pausa? Então a pessoa mede que uma tarefa de 3h vai render “6 Pomodoros” para ela. Quantos “Pomodoro’s” você consegue fazer no dia?

Bom, esta é a primeira etapa de todas. Sem este autoconhecimento você não consegue se autogerenciar e, portanto, não sai do lugar. Então, paramos por aqui por hoje com uma lição de casa: encontre seu melhor jeito – app ou caderno, celular ou cronômetros – e comece a anotar tempo x tarefas para você ter esta noção de tempo investido no seu dia.

No desenrolar dos posts você vai perceber o quanto isso serve de base para qualquer coisa: programar sua semana, novas reuniões, ou fazer novas coisas como academia, dança, assistir série, etc.

Até a próxima semana 🙂

NEWSLETTER:

Cadastre-se em nossa newsletter e receba nosso email mensal com curadoria exclusiva de conteúdo, descontos para eventos e cursos, convites exclusivos para encontros e muito mais!

Author

Karen Oliveira

<p>Consultora de Planejamento Digital na TopperMinds, fascinada por comportamento humano, viagens e música.<br /> Curadora e coordenadora dos cursos da Media Education.</p>


Linkedin Facebook Twitter Instagram
Comentários:

Warning: Invalid argument supplied for foreach() in /home/mediae15/public_html/blog/wp-content/plugins/easy-social-share-buttons3/lib/modules/social-profiles/essb-social-profiles-helper.php on line 20

Send this to a friend